Whatsapp bij gemeenten; veel vragen, geen problemen

Geschreven op 05 september 2017

Op dinsdag 5 september publiceerde Binnenlands Bestuur een ‘juridisch probleem voor WhatsAppende gemeenten’. Aanleiding was onder andere een bericht aan de raad van de gemeente Den Haag nadat hun leverancier van WhatsApp-diensten was geblokkeerd. Ondertussen is er ook een beschouwende reactie op het artikel op whatsappen.nl.

Om gemeenten te helpen die hier intern vragen over krijgen, reageren wij op het artikel en delen wij graag onze inzichten in 8 punten:

  1. Zo'n 120 gemeenten, klanten en ook grotere organisaties als de politie en CJIB, zetten WhatsApp in. En het aantal organisaties groeit nog steeds. Gemeenten die al langer met de dienst werken, handelen inmiddels het grootste deel van online contacten af via WhatsApp;
  2. We zijn in afwachting van WhatsAppdiensten voor zakelijk gebruik; de algemene voorwaarden van WhatsApp zijn een half jaar geleden aangepast, waarmee WhatsApp toen al voorsorteerde op zakelijke toepassingen; WhatsApp heeft daar eind augustus een aankondiging op gedaan maar is nog niet beschikbaar voor onze klanten; dinsdag 5 september is KLM er als eerste mee gestart;
  3. De reden van het uitvallen van nummers zoals genoemd in het artikel, is geen blokkade door WhatsApp van de betreffende gemeente. Het betreft óf een technische storing doordat WhatsApp de techniek verandert - zoals met het toevoegen van de end-to-end-encryptie vorige zomer. Of een leverancier van zakelijk WhatsApp wordt geblokkeerd en kan zo niet meer aan bijvoorbeeld een gemeente leveren; die situatie heeft zich vorige zomer en dit voorjaar bijvoorbeeld voorgedaan. Deze leveranciers zijn gemaand te stoppen wegens het uitdragen van de merknaam WhatsApp in commerciële uitingen of door het versturen van veel van hetzelfde bericht aan vele ontvangers (spam);
  4. Een gemeente loopt dus een risico dat WhatsApp de dienst kan stoppen; de kans daarop is echter nog steeds minimaal en wij melden dat dan ook op voorhand;
  5. Indien gemeenten WhatsApp gebruiken, adviseren wij ze dit enkel in te zetten voor 'algemene vragen'. Wij ​adviseren de gemeenten de sociale media niet in te ​zet​t​en voor vertrouwelijke gegevens en voor persoonsgegevens​, maar daarvoor de klant te verwijzen naar andere kanalen zoals de persoonlijke internetpagina, webformulieren of de telefoon;
  6. Alle WhatsApp data wordt overigens end-to-end versleuteld waar alleen de afzender en ontvanger bij kunnen komen. Ter relativering; de data van andere online media staan ook niet in de EU opgeslagen, van Twitter tot Facebook, van LinkedIn tot Gmail etc.;
  7. Wij zijn blij dat KING betrokken raakt; dat kan bijdragen aan het maken van formele afspraken met WhatsApp. We zijn zelf ook benieuwd naar het standpunt op 'openbare orde en veiligheid', eigenlijk het punt wat in het artikel op Binnenlands Bestuur gemaakt wordt. Dat soort meldingen komen ook binnen bij de gemeente, maar WhatsApp is toch vooral een servicekanaal bij gemeenten en overheden;
  8. HowAboutYou werkt aan het behalen van ISO 27001 en het volledig voldoen aan de BIG/ BIR en de aangekondigde opvolgers.

Heb je nog andere vragen over de inzet van WhatsApp in jouw organisatie? Neem dan contact op. We helpen je graag!